Una LLC de un solo socio extranjero tiene que conservar los registros que respaldan lo informado en el Formulario 5472: los movimientos entre la LLC y su dueño (aportes, préstamos, pagos, retiros) y la documentación de la empresa. No conservarlos tiene una multa de USD 25.000, la misma que no presentar el formulario.
¿Prefieres que lo veamos para tu caso? Cuéntanos tu situación y te decimos qué necesitas y cuánto cuesta.
¿Por qué son obligatorios?
Porque el Formulario 5472 exige conservar los registros que permiten verificar lo que se informa. Las instrucciones del IRS establecen la misma multa de USD 25.000 tanto por no presentar el formulario como por no mantener esos registros.
¿Qué hay que guardar?
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Extractos de la cuenta de la LLC | Respaldar todos los movimientos |
| Registro de aportes y retiros del dueño | Completar el 5472 |
| Facturas emitidas y recibidas | Justificar ingresos y gastos |
| Contratos con clientes y proveedores | Mostrar la actividad real del negocio |
| Documentos de la LLC (Articles, Operating Agreement, EIN) | Bancos, IRS y estado |
¿Qué pasa si mezclo cuentas personales y de la LLC?
Se complica todo: identificar qué movimiento es de la empresa, completar el 5472 y defender la responsabilidad limitada. También es una señal de alerta para los bancos. Lo explicamos en ¿puedes usar la cuenta de la LLC para gastos personales?
¿Qué documentos conviene guardar?
- Extractos de todas las cuentas de la LLC.
- Facturas emitidas a clientes y facturas o recibos de gastos.
- Contratos con clientes y proveedores.
- El detalle de cada aporte, préstamo o retiro entre tú y la LLC.
- Los formularios presentados ante el IRS y el estado, con sus constancias.
¿Por qué los registros importan tanto para el 5472?
Porque la multa de USD 25.000 aplica también si la empresa no conserva los registros que respaldan lo informado en el 5472. No alcanza con presentar el formulario: hay que poder demostrar de dónde salió cada número.
Además, bancos y plataformas a veces piden justificar movimientos. Tener todo ordenado hace que esas revisiones sean rápidas.
¿Por qué separar el dinero personal del de la LLC?
Porque si mezclas gastos personales en la cuenta de la LLC, los registros se vuelven confusos, el 5472 es más difícil de armar y la responsabilidad limitada se debilita. La regla práctica: la LLC paga gastos del negocio; cuando necesitas dinero para ti, haces un retiro y lo registras como tal.
¿Qué información hace falta para cumplir?
Para preparar lo que corresponda, lo habitual es reunir:
- La carta del IRS con el EIN de la empresa.
- Los Articles of Organization (o el documento de alta del estado) y el Operating Agreement.
- Los datos del dueño o de cada socio: pasaporte, dirección residencial y país de residencia fiscal.
- Los extractos bancarios del año completo.
- El detalle de los aportes, préstamos, retiros y pagos entre los dueños y la empresa.
- Las presentaciones de años anteriores y cualquier carta recibida del IRS o del estado.
Con esa carpeta completa, el trabajo es ordenado y se evita presentar datos que después no coinciden entre un año y otro.
¿Qué movimientos hay que registrar con más cuidado?
- Los aportes del dueño: el dinero que pusiste para abrir la LLC o para cubrir gastos.
- Los retiros: el dinero que pasaste de la LLC a tus cuentas personales.
- Los gastos de la LLC pagados con tu tarjeta o cuenta personal.
- Los préstamos entre tú y la LLC, en cualquier dirección.
- Los pagos a empresas relacionadas contigo.
Estos son, justamente, los movimientos que informa el 5472. Si no están registrados, el formulario se arma a ciegas.
¿Cómo se llevan en la práctica?
No hace falta un sistema complejo. Para una LLC de un solo socio alcanza con una planilla mensual que cruce los extractos bancarios con una columna que diga qué es cada movimiento: venta, gasto, aporte o retiro. Guardar las facturas en una carpeta por año y anotar en el momento lo que pagaste por fuera de la cuenta de la LLC ahorra horas al cierre.
Con varios socios, conviene además llevar la cuenta de capital de cada uno, porque el 1065 y los K-1 la piden.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Lo prudente es conservarlos durante todos los años en que el IRS pueda revisar lo presentado y, como mínimo, mientras la LLC exista. Esto incluye extractos, facturas emitidas y recibidas, contratos y el detalle de los movimientos con el dueño. Si la LLC cambia de proveedor o de entidad financiera, conviene descargar todo antes, porque después recuperarlo puede llevar semanas.
¿Qué cambia en una LLC con socios o en una C-Corp?
Con dos o más socios, los registros tienen que permitir armar el 1065 y un K-1 por socio: cuánto aportó cada uno, cuánto retiró y cómo se reparte el resultado según el Operating Agreement. En una C-Corp, los registros son los de una empresa que tributa por sí misma: ingresos, gastos deducibles, activos y pasivos, porque el 1120 completo los pide.
En los tres casos, la regla es la misma: si un movimiento no está documentado, después es muy difícil explicarlo.
¿Qué errores aparecen al armar los registros a fin de año?
- Mezclar gastos personales en la cuenta de la LLC sin anotarlos como retiros.
- Pagar gastos de la LLC con la tarjeta personal y no dejar constancia.
- Recibir pagos de clientes en cuentas personales en vez de en la cuenta de la LLC.
- Perder los extractos de una cuenta que se cerró.
- No guardar las facturas emitidas.
Todos tienen arreglo, pero cuestan tiempo. Corregirlos durante el año es mucho más fácil que en abril.
¿Cómo ordenarlo sin complicarse?
- Usar la cuenta de la LLC solo para la LLC.
- Documentar cada aporte o retiro con fecha y monto.
- Guardar todo en una carpeta por año.
- Revisar los movimientos antes del vencimiento del 15 de abril.
Preguntas frecuentes
¿Hay multa por no llevar registros en una LLC con dueño extranjero?
Sí. No conservar los registros que exige el Formulario 5472 tiene una multa de USD 25.000.
¿Qué movimientos hay que registrar?
Todos los movimientos entre la LLC y su dueño: aportes, préstamos, pagos y retiros, además de los extractos bancarios.
¿Puedo usar la cuenta de la LLC para gastos personales?
No conviene: complica los registros, el 5472 y la responsabilidad limitada.
¿Una LLC de un solo socio necesita contabilidad?
Necesita registros que respalden lo informado en el 5472: extractos, facturas y el detalle de los movimientos con su dueño.
¿Cuánto tiempo conviene guardar los registros?
Varios años. Lo prudente es conservar todo mientras el IRS pueda revisar esos períodos y, como mínimo, mientras la LLC exista.
Fuentes
Esta nota es informativa y no reemplaza el asesoramiento profesional para cada caso. Las normas cambian: revisamos esta nota periódicamente y la fecha de actualización está arriba.
Equipo de We Open Business — abrimos y mantenemos LLCs en Estados Unidos para fundadores que no viven allí.