Cómo facturar desde tu LLC: qué debe tener una factura

¿Qué datos debe tener un invoice?

• Nombre legal de la LLC (con "LLC") y su dirección.
• Datos del cliente: nombre o razón social y dirección.
• Número de factura y fecha.
• Descripción del servicio o producto, cantidades y precios.
• Total, moneda y condiciones de pago (vencimiento).
• Datos de pago: cuenta para ACH o wire, o enlace de pago.

¿Hay factura electrónica obligatoria en EE.UU.?

No a nivel federal. Las empresas emiten sus propias facturas, y lo importante es que sean claras, numeradas y coherentes con los cobros. Si vendes productos, puede haber obligaciones de sales tax según el estado: lo explicamos en sales tax: ¿tu LLC tiene que cobrarlo?.

¿Cómo se ve un invoice ordenado?

¿Qué buenas prácticas conviene seguir?

• Numeración correlativa, sin saltos.
• Guardar copia de cada factura emitida.
• Relacionar cada factura con su cobro.
• Usar siempre el nombre legal exacto de la LLC.

Ese orden facilita revisiones de bancos y la preparación de los formularios anuales. Consúltanos.

¿Cómo ordenar la facturación desde el primer mes?

La facturación de una LLC no necesita un sistema complejo, pero sí constancia. Lo que recomendamos a quienes empiezan:

1. Elegir una herramienta (una planilla, un software de facturación o la función de facturas de tu pasarela de pago) y usar siempre la misma.
2. Definir una numeración correlativa por año, por ejemplo INV-2026-001.
3. Usar siempre los mismos datos de la LLC: nombre legal, dirección y número fiscal, idénticos a los del IRS.
4. Guardar cada factura en PDF en una carpeta por año.
5. Marcar cada factura como cobrada cuando entra el pago, con la fecha y el método.

Ese orden sirve para tres cosas: responder rápido si un banco te pide respaldo de un ingreso, tener el historial si quieres sumar un socio o vender la empresa, y preparar las presentaciones anuales sin reconstruir el año. Si facturas a clientes con distintos formularios fiscales, consúltanos para que todo cierre con el 5472.

¿Cómo se ve una factura bien hecha?

En Estados Unidos no hay un formato de factura obligatorio a nivel federal, pero hay una estructura que todos los clientes esperan. Una factura ordenada de una LLC incluye:

• Nombre legal de la LLC y su dirección.
• Número de factura correlativo y fecha de emisión.
• Datos del cliente: nombre de la empresa y dirección.
• Descripción clara del servicio o producto, con período o entregable.
• Monto, moneda y condiciones de pago (por ejemplo, "Net 15").
• Datos para el pago: cuenta de la LLC o enlace de pago.

Un consultor en Chile que factura "Servicios profesionales" sin detalle suele recibir preguntas del área de cuentas a pagar del cliente. Uno que factura "Consultoría de producto, sprint 3 (1 al 15 de marzo)" cobra sin vueltas.

¿Con qué herramienta conviene emitirlas?

Al principio, una planilla bien armada alcanza. A medida que crecen los clientes, conviene pasar a un software de facturación o a la función de facturas de tu plataforma de cobro, que numera automáticamente, envía recordatorios y registra el pago cuando llega.

Lo importante, más que la herramienta, es la consistencia: siempre el mismo nombre legal, siempre la numeración correlativa, siempre la cuenta de la LLC como destino del pago. Esas facturas son, además, el respaldo que te van a pedir si un banco revisa tus movimientos o si hay que preparar la información anual de la empresa.

Guarda una copia de cada factura emitida, ordenada por año. Si nunca facturaste desde tu LLC y quieres empezar bien, consúltanos.

¿Qué hacer si un cliente no paga a tiempo?

Envía un recordatorio con la factura adjunta y las condiciones acordadas; si sigue sin pagar, un segundo aviso más formal. Tener contrato y factura a nombre de la LLC te da respaldo en cualquier reclamo. Consúltanos.

¿Cómo numerar las facturas?

Con una secuencia correlativa sin saltos, por ejemplo 2026-001, 2026-002. Si anulas una, no reutilices el número: emite una nueva y deja registro de la anulada. Esa prolijidad ayuda ante cualquier revisión. Consúltanos.

¿En qué idioma conviene facturar?

A clientes de Estados Unidos, en inglés, con los conceptos claros y sin abreviaturas internas. A clientes de habla hispana puedes facturar en español, pero manteniendo los datos de la LLC tal como figuran en sus documentos (el nombre legal no se traduce). Si trabajas con clientes de varios países, una plantilla bilingüe simple resuelve el tema sin duplicar trabajo. Lo importante es que cualquier persona del área de pagos entienda, sin preguntarte, qué está pagando, a quién y cómo. Consúltanos si quieres revisar tu modelo de factura.

¿Cuánto tiempo guardar las facturas?

Varios años, ordenadas por año y por cliente. Son el respaldo de tus ingresos ante cualquier revisión de la LLC. Consúltanos.

¿Por qué guardar todas las facturas?

Porque la LLC tiene que conservar registros que respalden lo que informa al IRS, como el Formulario 5472. Y porque las entidades financieras pueden pedirte facturas para explicar un movimiento. Lo vemos en qué registros contables tiene que llevar tu LLC.

Equipo de We Open Business — abrimos y mantenemos LLCs en Estados Unidos para fundadores que no viven allí.