Te pidieron un 1099: qué es y qué hacer

¿Qué es un 1099?

Es una familia de formularios informativos del IRS. Quien realiza ciertos pagos en Estados Unidos los usa para informar al IRS, y a quien recibió el pago, cuánto se pagó en el año. El más conocido entre freelancers es el 1099-NEC, para pagos a contratistas independientes. Otro habitual es el 1099-K, que emiten las plataformas de pago.

¿Quién lo hace: tú o tu cliente?

Tu cliente. El 1099 lo prepara y lo presenta quien paga. Lo que te piden a ti, antes de pagarte, son tus datos fiscales, y para eso existen los formularios W: el W-9 para personas y empresas de Estados Unidos y los W-8 para extranjeros.

¿Qué significa para tu LLC?

En una LLC de un solo socio extranjero, la LLC es transparente para el IRS, y el formulario W lo presenta su dueño. Lo explicamos en W-9 o W-8: cuál firma tu LLC.

¿Qué tipos de 1099 vas a ver con más frecuencia?

Lo que define si te emiten un 1099 es el formulario que entregaste: un 1099 es un formulario para pagos a personas o entidades de EE.UU. que dieron un W-9. Si el dueño de tu LLC es extranjero y entregó un W-8BEN, el pagador sigue otras reglas de información.

¿Qué hacer si igual te llega un 1099?

Primero, no ignorarlo. Revisa a nombre de quién está, con qué número y por qué monto. Después:

1. Confirma qué formulario fiscal le entregaste a ese cliente o plataforma.
2. Si entregaste un W-9 que no correspondía, entrega el formulario correcto y pide que se corrija la información.
3. Guarda el 1099, la corrección y la comunicación con el pagador.
4. Verifica que los montos coincidan con tus registros: son los mismos movimientos que van en el 5472 de la LLC.

Un 1099 mal emitido no es una multa, pero sí información cruzada en el IRS. Si te llegó uno y no sabes qué significa para tu LLC, consúltanos.

¿Cómo evitar que te emitan un 1099 por error?

La prevención es simple: entregar el formulario fiscal correcto desde el primer día con cada cliente y cada plataforma. En una LLC de un solo socio extranjero, es el W-8BEN del dueño (o el W-8BEN-E si el dueño es una empresa). Si el cliente usa un sistema de alta de proveedores que solo ofrece W-9, explícale la situación y pídele la opción para proveedores extranjeros. Si tienes dudas, consúltanos antes de completarlo.

¿Cómo se ve el caso típico?

Un programador en Argentina con su LLC factura todo el año a una startup de Nueva York. En enero, la startup le avisa que le va a emitir un 1099-NEC "porque se lo emite a todos los contratistas". El problema es que el programador nunca firmó un W-9 ni un W-8, y el área de pagos completó sus datos con lo que tenía a mano.

La forma de ordenarlo es simple: confirmar qué formulario fiscal corresponde a la LLC según su estructura, enviárselo al cliente y pedirle que actualice sus registros. Lo que no conviene es ignorar el tema, porque un 1099 emitido con datos incorrectos queda en los registros del IRS asociado a tu LLC.

Si recibiste un 1099 y no sabes si estaba bien emitido, consúltanos con el formulario a mano.

¿Qué registros te protegen si hay diferencias?

Tus facturas emitidas, los contratos con el cliente, los extractos de la cuenta de la LLC y el formulario fiscal que le entregaste. Si un 1099 informa un monto o un nombre distinto, esos documentos te permiten pedir la corrección con respaldo. Por eso conviene que cada cobro esté asociado a una factura de la LLC y que guardes todo ordenado por año. Consúltanos si encuentras diferencias.

¿Y si el 1099 viene de una plataforma de pagos?

Algunas plataformas emiten formularios 1099 según los datos fiscales que tienen de su usuario. Si tu perfil está mal documentado (por ejemplo, como persona estadounidense cuando no lo eres), el informe puede salir mal. Revisa qué formulario fiscal completaste en la plataforma y, si hace falta, actualízalo. Consúltanos.

¿Cuándo suelen llegar los 1099?

Los 1099 se emiten al comienzo del año siguiente, por los pagos del año anterior. Si un cliente te avisa en enero que te va a emitir uno, es buen momento para revisar qué formulario fiscal tiene de tu LLC y corregirlo antes de que lo presente. Corregir después de presentado es posible, pero requiere que el cliente emita una corrección, y no todos responden rápido. Consúltanos si tienes dudas.

Si el cliente insiste en emitirlo, pide que al menos lo haga con los datos correctos de la LLC.

¿Por qué importan tus registros?

Porque lo que tu cliente informe y lo que tu LLC informe al IRS tienen que ser coherentes. La LLC de un socio extranjero presenta cada año el Formulario 5472 y tiene que llevar registros que lo respalden. Tener ordenadas las facturas y los cobros evita sorpresas.

Equipo de We Open Business — abrimos y mantenemos LLCs en Estados Unidos para fundadores que no viven allí.