Cómo pasar tu LLC a otro proveedor (sin perder nada)

¿Qué cambia y qué no cuando cambias de proveedor?

¿Qué documentos tienes que tener?

• Articles of Organization (o Certificate of Formation, según el estado).
• Operating Agreement firmado.
• Carta del IRS con el EIN.
• Copias de los formularios del IRS presentados (5472 y 1120 pro forma, o 1065) y de los reportes del estado.
• Usuarios y contraseñas de cualquier portal del estado.

Si tu proveedor no te los entrega, varios se pueden pedir de nuevo al estado o al IRS.

¿Cuáles son los pasos?

1. Revisar el estado de la LLC en el registro público y su historial ante el IRS.
2. Presentar el cambio de agente registrado ante la Secretaría de Estado.
3. Actualizar la dirección ante el IRS con el Formulario 8822-B, si hace falta.
4. Armar el calendario de vencimientos con el nuevo proveedor.

¿Qué documentos tienes que tener antes del traspaso?

• Articles of Organization (o el documento de alta del estado).
• Operating Agreement firmado.
• La carta del IRS con el EIN.
• Copias de los 5472, 1120 pro forma o 1065 presentados, con sus constancias.
• Los comprobantes de los reportes anuales del estado.
• Los accesos a cualquier cuenta online del estado o del agente.

¿Cómo es el traspaso en la práctica?

1. Revisamos la situación de la LLC ante el estado y el IRS.
2. Cambiamos el agente registrado sin dejar días sin cobertura.
3. Armamos el calendario de vencimientos de tu LLC.
4. Si hay atrasos, los regularizamos en orden.
5. A partir de ahí, nos ocupamos de cada presentación anual.

¿Qué documentos de la LLC conviene tener a mano?

Antes de cualquier trámite de mantenimiento, regularización o cierre, conviene tener a mano:

• La carta del IRS con el EIN (o la carta 147C, que la reemplaza).
• Los Articles of Organization y el Operating Agreement firmado.
• Los formularios presentados en años anteriores y sus constancias.
• Los comprobantes de los reportes anuales del estado.
• Los extractos de las cuentas de la LLC.
• Los datos actualizados del dueño o de cada socio.

Si falta algo, no es grave: buena parte se puede recuperar del estado, del IRS o del banco. Lo importante es saber qué falta antes de empezar.

¿Qué revisamos cuando recibimos una LLC de otro proveedor?

Primero, la situación de la empresa en el estado: si está activa y quién figura como agente registrado. Después, qué se presentó ante el IRS en cada año y si hay constancias. Por último, los documentos de la LLC: Articles of Organization, Operating Agreement, carta del EIN y los datos de los dueños. Con eso sabemos si la LLC llega al día o si hay que regularizar algo antes del próximo vencimiento.

Muchas veces el traspaso es el momento en que el dueño descubre que había años sin presentar. Mejor saberlo ahora que con una carta del IRS.

¿Qué cuidados hay que tener en el traspaso?

• No dar de baja al agente anterior hasta que el nuevo esté asentado en el estado.
• Descargar todos los documentos y constancias del portal del proveedor anterior antes de cerrar la cuenta.
• Confirmar quién presentará el formulario del IRS del año en curso, para que no se presente dos veces ni ninguna.
• Actualizar la dirección ante el IRS si era la del proveedor anterior.

¿Cuál es el mejor momento para cambiar?

Lejos de los vencimientos. Si el cambio se hace en marzo, por ejemplo, hay riesgo de que el formulario del IRS de ese año quede en el medio y ninguno de los dos proveedores lo presente. Un buen momento es después de presentar los formularios del año y antes de que se renueve el agente registrado. Si el proveedor actual ya no responde, no conviene esperar: hay que cambiar igual y verificar qué quedó pendiente.

¿Qué cambia si la LLC tiene socios o es una C-Corp?

Con socios, además de los documentos de la LLC, hacen falta los datos de cada socio y el historial de sus cuentas de capital, porque el próximo 1065 los necesita. En una C-Corp, el traspaso incluye los estados contables y las declaraciones 1120 anteriores. Cuanto más completa llega la información, más rápido se retoma.

¿Cuándo conviene hacer el cambio?

Lo ideal es antes de un vencimiento, no el día anterior: por ejemplo, varias semanas antes del 15 de abril, cuando vence el 5472, o antes del reporte anual del estado. Así el nuevo proveedor tiene tiempo de revisar todo.

Equipo de We Open Business — abrimos y mantenemos LLCs en Estados Unidos para fundadores que no viven allí.