Qué es el ITIN y cuándo lo necesitas de verdad

¿Qué es exactamente el ITIN?

ITIN significa Individual Taxpayer Identification Number. Es un número de nueve dígitos que el IRS asigna a personas que tienen alguna obligación o trámite fiscal en Estados Unidos pero no pueden obtener un SSN. Es un número para cuestiones fiscales: no da permiso para trabajar en Estados Unidos ni cambia tu situación migratoria.

¿Lo necesitas para abrir tu LLC?

No. La LLC obtiene su propio número, el EIN, con el Formulario SS-4, aunque su dueño no tenga ni SSN ni ITIN. La única diferencia es que, sin esos números, el EIN no se puede pedir por internet y hay que tramitarlo por fax, correo o teléfono internacional. Lo explicamos en cómo sacar el EIN sin SSN.

Tampoco lo necesitas para el Formulario 5472 anual de una LLC de un solo socio.

¿Cuándo sí te hace falta un ITIN?

• Cuando tienes que presentar una declaración personal ante el IRS, por ejemplo porque recibes ingresos que tributan en Estados Unidos.
• Cuando quieres reclamar un beneficio de un tratado o pedir una devolución de retenciones a tu nombre.
• Cuando un trámite puntual (alguna plataforma o institución) exige un número fiscal personal de Estados Unidos.

Si ninguno de estos casos es el tuyo, lo más probable es que no lo necesites.

¿Cómo se pide?

Con el Formulario W-7, que se presenta ante el IRS junto con documentos que acrediten tu identidad y tu condición de extranjero, normalmente el pasaporte. Como el IRS pide originales o copias certificadas, mucha gente lo tramita a través de un Certifying Acceptance Agent (CAA): agentes autorizados por el IRS que pueden autenticar los documentos de identidad del titular, así no hace falta enviar el pasaporte original.

¿Por qué tanta gente cree que necesita un ITIN para su LLC?

Porque muchas plataformas y formularios piden "SSN o ITIN" y se da por hecho que, sin uno de los dos, no se puede avanzar. En la práctica, la mayoría de esas pantallas se refieren a la persona, no a la empresa, y tienen una alternativa para extranjeros.

Para la LLC, el número que importa es el EIN, y se obtiene sin ITIN. Para las plataformas de cobro, hay casos en que el representante sin SSN ni ITIN presenta su número fiscal de su país o una foto de su pasaporte. Para el banco, lo habitual es el pasaporte.

Pedir un ITIN "por las dudas" no es gratis en tiempo: el Formulario W-7 exige demostrar identidad con documentos originales o copias certificadas, y normalmente tiene que ir acompañado de un motivo fiscal concreto. Sin ese motivo, la solicitud se complica.

¿Quién puede ayudarte a pedir el ITIN sin mandar tu pasaporte original?

El IRS tiene una red de agentes autorizados, los Certifying Acceptance Agents (CAA). Un CAA puede verificar los documentos de identidad del titular y de su cónyuge, de modo que no hace falta enviar el pasaporte original por correo. Para los dependientes, el CAA solo puede verificar el pasaporte y la partida de nacimiento.

Es una diferencia práctica enorme: mandar tu pasaporte a otro país durante semanas no es una opción para la mayoría. Antes de iniciar el trámite, conviene confirmar que realmente lo necesitas, para qué lo vas a usar y qué documentación respalda ese uso.

¿Cómo se ve un caso en el que sí conviene el ITIN?

Una consultora en España tiene una LLC de un solo socio. Para la empresa, con el EIN le alcanza. Pero una plataforma con la que quiere trabajar pide un número fiscal de Estados Unidos del representante, y ella no tiene SSN. En ese caso, evaluar el ITIN tiene sentido, aunque no lo exija la LLC.

Lo importante es no iniciar el trámite "por las dudas": el ITIN se pide para un propósito concreto ante el IRS, y el proceso lleva tiempo. Si una plataforma o un tercero te lo pide, consúltanos primero y vemos si hay alternativas.

¿Cuánto trabajo lleva pedirlo?

El ITIN se pide con el Formulario W-7 y documentación que pruebe identidad y condición de extranjero, normalmente junto con una declaración o con la documentación que justifica el pedido. Hay agentes certificados que pueden verificar tu pasaporte sin que lo envíes por correo. Es un trámite con varios pasos y tiempos del IRS, por eso conviene iniciarlo solo cuando hace falta. Además, el ITIN vence si no se usa en una declaración federal durante tres años seguidos. Consúltanos antes de empezar.

¿El ITIN reemplaza al EIN de la LLC?

No. El ITIN identifica a la persona; el EIN, a la empresa. Aunque tengas ITIN, tu LLC sigue usando su EIN para todo lo que hace. Consúltanos.

¿Cómo se renueva?

Con un nuevo W-7, si el ITIN venció o va a vencer y lo necesitas para una declaración. Consúltanos si tienes dudas.

En resumen: el ITIN es una herramienta personal con un propósito concreto ante el IRS, no un requisito para tener o manejar tu LLC. Antes de iniciarlo, confirma para qué lo necesitas y si existe una alternativa más simple para ese trámite puntual.

¿El ITIN vence?

Sí. Un ITIN que no se usa en una declaración federal durante tres años seguidos vence el 31 de diciembre del tercer año. Si después lo necesitas, hay que renovarlo con el mismo Formulario W-7. Si quieres ver las diferencias con el número de la empresa, lee EIN o ITIN: diferencias.

Equipo de We Open Business — abrimos y mantenemos LLCs en Estados Unidos para fundadores que no viven allí.