El Formulario SS-4 es la solicitud del EIN ante el IRS. Para una LLC de dueño extranjero sin SSN ni ITIN es la única vía: se completa en papel y se envía por fax (+1 304-707-9471) o por correo, o se usa como guía en la llamada a la línea internacional (+1 267-941-1099). Los datos tienen que coincidir exactamente con los documentos de la LLC.
¿Prefieres que lo veamos para tu caso? Cuéntanos tu situación y te decimos qué necesitas y cuánto cuesta.
¿Qué es el SS-4 y quién lo usa?
Es el formulario del IRS para solicitar un EIN. Lo puede usar cualquier entidad, pero para un dueño extranjero sin SSN ni ITIN es obligatorio, porque el trámite por internet exige uno de esos números y un domicilio en Estados Unidos. Lo explicamos en cómo sacar el EIN sin SSN.
¿Qué datos pide?
- Nombre legal de la LLC, idéntico al de los Articles of Organization, con "LLC" incluido.
- Dirección donde la LLC recibe correspondencia.
- Responsable (responsible party): la persona que controla la empresa, con su nombre completo.
- Tipo de entidad y cantidad de socios: define cómo la clasifica el IRS.
- Estado de constitución y fecha de alta.
- Motivo de la solicitud y actividad principal.
- Firma de una persona autorizada.
¿Por qué importa tanto la cantidad de socios?
Porque de eso depende cómo trata el IRS a tu LLC. Una LLC de un solo dueño es, por defecto, una entidad "transparente" (disregarded entity) y presenta cada año el Formulario 5472 con un 1120 pro forma. Una de dos o más socios es, por defecto, una sociedad de personas (partnership) y presenta el Formulario 1065 con un K-1 por socio. Si el SS-4 dice una cosa y la realidad es otra, los formularios que vengan después no van a coincidir con lo que el IRS tiene registrado.
| Socios | Clasificación por defecto | Formulario anual |
|---|---|---|
| Uno | Disregarded entity | 5472 + 1120 pro forma |
| Dos o más | Partnership | 1065 + K-1 por socio |
¿Cuáles son los errores más comunes?
- Poner como responsable al agente registrado o a quien hace el trámite, en lugar del dueño.
- Escribir el nombre de la LLC distinto del registrado en el estado.
- Marcar una cantidad de socios que no coincide con el Operating Agreement.
- Enviar un fax ilegible o sin número de respuesta.
- Enviar el formulario más de una vez, por distintas vías.
¿Qué líneas del SS-4 son las más delicadas?
El SS-4 tiene muchas casillas, pero unas pocas concentran casi todos los problemas en LLC de dueños extranjeros:
- Nombre legal (línea 1): tiene que ser idéntico al del documento del estado. Es el dato que el banco va a comparar.
- Responsable y su número fiscal (línea 7): si la persona no tiene SSN ni ITIN, se indica de la forma que prevén las instrucciones. Inventar o dejar un dato mal puesto es la causa más común de rechazo.
- Tipo de entidad (línea 9a) y cantidad de miembros (8b): definen si el IRS te trata como disregarded entity (un solo socio) o como partnership (dos o más). De eso depende que presentes el 5472 con el 1120 pro forma o el Formulario 1065.
- Motivo de la solicitud y fecha de inicio (líneas 10 y 11): tienen que ser coherentes con la fecha de constitución.
- Actividad principal (líneas 16 y 17): describe lo que realmente vas a hacer; el banco y las plataformas lo van a comparar con tu descripción del negocio.
¿Cómo se envía desde el exterior y qué conviene guardar?
Sin SSN ni ITIN, el EIN no se puede pedir por internet. Las vías son tres: el teléfono internacional del IRS (+1 267-941-1099, de lunes a viernes de 6:00 a 23:00, hora del Este), el fax internacional (+1 304-707-9471) o el correo postal.
Sea cual sea la vía, guarda:
- Una copia firmada del SS-4 tal como se envió.
- El comprobante del fax o el registro de la llamada (fecha y hora).
- La confirmación del IRS con el EIN apenas llega.
Esos tres papeles resuelven el 90% de las dudas posteriores: si el banco pregunta, si el IRS envía una carta, o si dentro de unos años hay que cambiar el responsable con el Formulario 8822-B. Si prefieres no lidiar con el SS-4, nosotros lo preparamos y lo enviamos como parte de la apertura de la LLC.
¿Cómo se completa en un caso típico?
Para una LLC de un solo socio cuyo dueño vive en México, el SS-4 se completa con el nombre legal exacto de la LLC, la dirección donde quiere recibir la correspondencia del IRS, el nombre del dueño como responsable, el tipo de entidad (LLC), la cantidad de socios (uno), el estado de constitución y una descripción breve de la actividad. Cada uno de esos datos tiene que coincidir con los Articles of Organization.
Cuando hay dudas en una línea, lo peor es "rellenar para que pase": un SS-4 con datos inconsistentes puede generar un EIN con una clasificación equivocada. Consúltanos antes de enviarlo.
¿Qué revisar antes de enviarlo?
Nombre exacto, cantidad de socios, responsable, dirección y firma. Un SS-4 sin firma o con datos que no coinciden con los Articles se devuelve. Consúltanos.
¿Cómo describir la actividad?
Con una frase concreta que coincida con lo que vas a decir al banco: qué vendes o qué servicio prestas. Una descripción vaga o distinta a la real genera preguntas después. Consúltanos.
¿Conviene guardar una copia del SS-4?
Sí: es la referencia de los datos que el IRS tiene de tu LLC. Consúltanos si tienes dudas.
Un detalle que ahorra problemas: si la LLC tiene un solo socio, que el SS-4 lo diga claramente; si tiene varios, que indique la cantidad correcta. De eso depende cómo te clasifica el IRS desde el primer día.
¿Qué recibes después?
El IRS confirma el número asignado por escrito, con la carta CP 575. Esa carta, junto con los documentos de la LLC, es lo que te van a pedir para abrir la cuenta bancaria. Y si más adelante cambia el responsable, hay que informarlo con el Formulario 8822-B.
Preguntas frecuentes
¿Dónde se envía el SS-4 si vivo fuera de Estados Unidos?
Por fax al +1 304-707-9471, el número del IRS para solicitantes de fuera de EE.UU., o por correo. También se puede tramitar por teléfono en el +1 267-941-1099.
¿Quién puede ser el responsable en el SS-4?
Una persona física que controla la empresa y maneja sus fondos, normalmente el dueño o uno de los socios. No el agente registrado.
¿Qué pasa si envío el SS-4 dos veces?
Puede que el IRS asigne dos EIN a la misma LLC, lo que después complica los formularios y la cuenta bancaria. Conviene averiguar antes si ya hay un número asignado.
¿Se puede corregir un SS-4 después de enviado?
Algunos datos se corrigen con cartas o formularios posteriores (por ejemplo, el responsable o la dirección con el 8822-B). Otros, como la clasificación, requieren más trámites. Por eso conviene revisarlo bien antes de enviarlo.
Fuentes
- IRS — Instrucciones del Formulario SS-4 (EIN)
- IRS — Cómo obtener un EIN
- Reglamento del Tesoro 301.7701-3 — Clasificación de entidades
Esta nota es informativa y no reemplaza el asesoramiento profesional para cada caso. Las normas cambian: revisamos esta nota periódicamente y la fecha de actualización está arriba.
Equipo de We Open Business — abrimos y mantenemos LLCs en Estados Unidos para fundadores que no viven allí.